Przypominamy, że refundacja polega na zwrocie kosztów usługi transportowej poniesionych ze środków własnych Wnioskodawcy, który skierował grupę dzieci na zajęcia w Planetarium. A zatem to na placówce spoczywa obowiązek wyboru wykonawcy i opłacenia faktury za zrealizowaną usługę we własnym zakresie.

Jeśli przed zawarciem umowy w karcie informacyjnej wskazano, że placówka chce ubiegać się o refundację kosztów transportu, a w umowie dotyczącej udziału w projekcie dostępne są zapisy o refundacji (§6), to po zrealizowaniu pełnej ścieżki edukacyjnej należy przesłać do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego komplet dokumentów tj.:

• wypełniony Wniosek o refundacje kosztów transportu wraz z załącznikami:
• opłaconą fakturę (z obowiązującymi opisami wskazanymi w zakładce FAQ – Refundacja kosztów) oraz
• potwierdzenie zapłaty za transport grupy dzieci do Planetarium (np. wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu).

Wzór wniosku zamieszczono w załącznikach. Aby ułatwić wypełnienie wniosku o refundację przygotowano instrukcję wypełnienia tego dokumentu.

Informacje o sposobie złożenia wniosku znajdują się w zakładce FAQ – Refundacja kosztów

Aby ubiegać się o refundację należy spełnić warunki określone w umowie. Szczegóły zamieszczono w jednym z pytań w zakładce FAQ – Refundacja kosztów.

Jeśli dokumenty zostaną prawidłowo wypełnione – wnioskodawca otrzymasz na wskazany we wniosku adres mailowy zatwierdzenie złożonego wniosku o refundację. Będzie to podstawa do wystawienia noty obciążeniowej.

Należy pamiętaj, że w razie potrzeby urząd może poprosić o wyjaśnienia lub skorygowanie wniosku.

W projekcie nie ma obowiązującego ujednoliconego wzoru noty obciążeniowej. W zakładce FAQ – Refundacje znajdują się wytyczne, jakie informacje powinna zawierać wystawiona nota rozliczana.

Przygotowano przykładowy wzór noty.

„Nie jest to obowiązujący wzór noty – jest to materiał  przygotowany do celów poglądowych – zwracają uwagę organizatorzy projektu .

Wniosek o refundację można złożyć elektronicznie lub papierowo. Natomiast nota może być wystawiona jedynie w formie papierowej. Ostateczny termin złożenia noty jest wskazany w § 6 ust. 10 umowy.